Dokumentation, auf die Verlass ist.
DSGVO
Dokumenten-
verzeichnis
Verlässlichkeit. Ordnung. Sicherheit.
Zentrale Dokumentation für gelebten Datenschutz.
Struktur und Überblick im Datenschutz
In einem Dokumentenverzeichnis werden unter anderem Richtlinien, Verträge, Nachweise und Konzepte rund um den Datenschutz gebündelt, zum Beispiel das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge, Datenschutz-Folgenabschätzungen, technische und organisatorische Maßnahmen oder Schulungsnachweise. Damit schafft das Dokumentenverzeichnis Transparenz, Struktur und Rechtssicherheit und bildet eine wichtige organisatorische Säule der DSGVO-Compliance.
Rechtssichere Strukturierung
Aufbau und Pflege des Dokumentenverzeichnisses gemäß DSGVO-Vorgaben, klar nachvollziehbar und prüffest.
Zentrale Dokumentation
Systematische Erfassung, Bündelung und Pflege aller datenschutzrelevanten Unterlagen an einem zentralen Ort.
Laufende Aktualisierung
Anpassung des Verzeichnisses bei rechtlichen Änderungen, neuen Prozessen oder organisatorischen Anpassungen.
Was ist ein DSGVO-Dokumentenverzeichnis?
Um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zu gewährleisten, bietet das DSGVO-Dokumentenverzeichnis eine zentrale, strukturierte Übersicht aller datenschutzrelevanten Unterlagen des Unternehmens. Sie dient zudem nach der Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden. In dem Dokumentenverzeichnis werden alle Unterlagen die im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen zentral gebündelt.
Das DSGVO-Dokumentenverzeichnis ist ein dynamisches System, dass regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden muss. Infolge von Änderungen innerhalb des Unternehmens oder durch die Einführung neuer Tools/Apps, müssen entsprechende Anpassungen vorgenommen werden. So wird sichergestellt, dass alle datenschutzrechtlich relevanten Prozesse und Dokumente jederzeit auf rechtssicheren Beinen stehen.
Was muss ein DSGVO-Dokumentenverzeichnis enthalten?
Als zentrales und formales Pflichtdokument schreibt die Datenschutzgrundverordnung klar vor, welche Verarbeitungstätigkeiten das Verzeichnis enthalten muss.
Als zentrale Übersicht muss das Verzeichnis alle datenschutzrelevanten Unterlagen des Unternehmens enthalten. Es muss vollständig, aktuell und nachvollziehbar sein, sodass im Bedarfsfall (bspw. einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden) alle Dokumente vorgelegt werden können.
Dazu zählen:
- Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
- Datenschutzhinweise & Informationspflichten (Website, Bewerbungen, Kunden)
- Auftragsverarbeitungsverträge
- Datenschutz-Folgenabschätzung (inkl. Bewertungen & Maßnahmen)
- Einwilligungserklärungen & Nachweise
- Lösch- und Aufbewahrungskonzepte von Daten
- Technische und organisatorische Maßnahmen (inkl. Risikoanalysen)
- Meldungen & Dokumentationen von Datenschutzvorfällen
- Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnehmen für Mitarbeitende
- Richtlinien & Prozesse zum Datenschutz
Rundum sorglos: Wir machen Ihre Dokumentation rechtssicher und transparent
Wir legen größten Wert darauf die individuellen Datenschutzanforderungen unserer Unternehmen zu erfüllen. Dabei legen wir größten Wert auf Rechtssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Unser Anspruch ist es eine Datenschutzgrundlage zu schaffen die revisionssichere Datenschutz-Compliance praxisnah in die Unternehmensstrukturen integriert.
Unser breites Erfahrungsspektrum aus verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen gibt uns den nötigen Detailblick, um Dokumentationen zu erstellen die nicht nur formal korrekt sind, sondern auch jederzeit transparent alle Prozesse abbilden.
TOMs
Wir entwickeln und implementieren passgenaue technische und organisatorische Maßnahmen, die den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO entsprechen.
AVV
Wir erstellen rechtssichere Auftragsverarbeitungsverträge, die sämtliche datenschutzrechtlichen Pflichten abdecken. Von der Dokumentation der Verantwortlichkeiten über Weisungsrechte bis hin zu Löschkonzepten.
DSFA
Wir führen professionelle Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, analysieren Risiken für betroffene Personen und leiten technische sowie organisatorische Maßnahmen ab.
Compliance Schulung
Wir schulen Mitarbeitende praxisnah und verständlich, sensibilisieren für Datenschutzthemen und unterstützen Unternehmen bei der Integration von Compliance-Prozessen.
Beratung
Wir beraten ganzheitlich zu allen datenschutz- und IT-rechtlichen Fragestellungen, analysieren Prozesse, identifizieren Risiken und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen. Dabei verbinden wir juristische Expertise mit praxisnaher Umsetzbarkeit.
DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis
Wir erstellen und pflegen das vollständige Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, dokumentieren alle Datenflüsse, betroffene Personen, Verarbeitungstätigkeiten und die eingesetzten Schutzmaßnahmen.